nieuws
Het belang van ketenaanpak en regievoering in finance
dinsdag 7 februari 2023
In de vorige 8 afleveringen van onze podcast DigiFinance praatten Patrick en ik over digitalisering en automatisering in de finance-wereld. Door deze twee fenomenen is het steeds meer van belang dat de verschillende schakels binnen finance én de rest van de organisatie samenwerken. Iemand die ons hier meer over kan vertellen is Zoë van Mierlo, financial consultant bij Feller. We gaan met haar in gesprek over ketenaanpak en regievoering.
Feller is een consultancybureau dat zich richt op het optimaliseren van de finance & control-functie. Zoë richt zich met haar bedrijfskundige achtergrond vooral op changemanagement. Een belangrijk aspect als het gaat over het implementeren van ketenaanpak in een organisatie. Want hoewel we steeds meer digitaliseren en automatiseren, valt of staat het succes hiervan met de wil en het vermogen van mensen (de eindgebruikers) om te veranderen.
Wat is ketenaanpak?
Zoë legt uit hoe dat zit: “Ketenaanpak is een integrale aanpak. Hiermee pak je processen van A tot Z beet. Geen ‘wij en zij’ meer, maar samenwerken binnen én tussen afdelingen. Als je dat goed implementeert, kan ketenaanpak een enorme positieve impact hebben op de gehele organisatie. Maar het begin allemaal bij de mens. Naast dat de rollen van medewerkers op elkaar moeten aansluiten, moeten ze ook echt wíllen samenwerken en kennis nemen van wie wat doet.
Neem een salesteam dat een actie heeft bedacht. Een klant koopt vervolgens een product, dat wordt verzonden, gaat op transport en wordt uiteindelijk ingeboekt bij finance. De bijhorende data moet veel stappen door de keten maken. Als iedereen steeds een andere definitie geeft aan hetzelfde, ontstaat er een foutmarge. Als de data dan uiteindelijk aankomt bij een collega van de afdeling finance, moet die allerlei correcties uitvoeren om de data te kunnen verwerken. Dat kost veel tijd én is foutgevoelig. Het is daarom belangrijk om integraal te kijken waar die data het systeem ingaat, wie er iets mee doet en hoe.”
Bewustwording is key
“Dat laatste is ook vaak waar ik het mis zie gaan. Mensen van verschillende afdelingen weten niet wie wat doet. Ze focussen zich op hun eigen werk, wat logisch is. Je denkt dat je snelheid in het systeem brengt, door jouw taak goed uit te voeren. Soms botst dit juist erg met de keten. Als bijvoorbeeld het salesteam snel inspeelt op een behoefte van de klant door een bepaalde actie te starten, zonder met finance te overleggen of dat wel in te boeken is, dan gaat het mis. Je bewust worden van het ketenproces is daarom uiterst belangrijk”, vertelt Zoë.
Need for speed
Ik vraag Zoë welke rol digitalisering en automatisering hebben in ketenaanpak. Ze legt uit: “Het zorgt bij iedereen voor een hogere ‘need for speed’. Stel dat je een supermarkt hebt en je niet inziet dat product A en B vaak samen nodig zijn. Je doet dus niks met dat potentiële inzicht, maar je concurrentie wel. Dan loop je achter de feiten aan en loop je omzet mis. Data die je al jaren hebt, wordt door digitalisering en automatisering ineens toepasbaar. Maar alleen als de kwaliteit ervan naar behoren is.”
Buiten bestaande kaders kijken
“Ik zie bijvoorbeeld vaak dat een organisatie gebruikmaakt van een bepaald rapport en op basis daarvan veel belangrijke beslissingen maakt”, gaat Zoë verder. “Als ik dan vraag hoe ze dat rapport samenstellen, hoor ik vaak: ‘omdat we dat al 30 jaar zo doen’. Bij mij gaan dan alle alarmbellen af. Ik zoek dan uit of dat proces wel werkt. Of er geen fouten worden gemaakt. Vaak zie ik wel een manier hoe het beter kan. In mijn advies leg ik uit welke beslissingen ze wel en welke ook juist niet kunnen maken op basis van de data in dit rapport.”
Het is dus van groot belang dat je vanuit ketenaanpak durft blijven kijken naar hoe het anders kan. En dat je praat met elkaar. Durf buiten de gebaande paden en kaders te kijken. Zoë: “Een CFO die meer op de business wil sturen, is daarbij heel fijn.”
Begin nu, begin klein
Wil jij beginnen met ketenaanpak in je organisatie? Dan heeft Zoë een tip voor je: “Je kan op ieder moment beginnen! Dat kan al heel klein. Organiseer bijvoorbeeld eens per maand een ketenbreed-overleg. Praat daarin met elkaar over waar je mee bezig bent en of en hoe dat anderen raakt. Dit helpt al om samenwerking en vertrouwen te stimuleren. En leidt uiteindelijk tot een verbetering van je datakwaliteit.”
Eerst denken, dan doen
Vaak zie ik bij organisaties die willen starten met digitaliseren en automatiseren, dat ze gelijk beginnen. Dat doen ze zonder daar eerst goed over na te denken. Daardoor lopen ze al snel tegen uitdagingen aan. Ik vraag Zoë welke tips zij daarvoor heeft. “Bedenk of het nú moet”, vertelt Zoë. “Soms is het beter om de tijd te nemen. Stel eerst vast wat je proces en je data is. Integreer dit in je systeem. Als je systeem niet de juiste ‘laws’ volgt, vervuil je je data. En belangrijk hierbij: kijk waar je data vandaan komt en zorg dat het al aan het begin van de keten goed geregeld wordt.”
Luister de podcast
De hele podcast terugluisteren? Dat kan hier. Wil je een melding ontvangen zodra er een nieuwe podcast live staat? Abonneer je dan op ons Spotify-kanaal DigiFinance of laat via dit formulier je gegevens achter om de nieuwe podcasts direct in je mailbox te ontvangen.