Document management systeem: wat, waarom en hoe?

dinsdag 25 april 2023

Met een document management systeem breng je je documentstromen op orde, door deze te digitaliseren en automatiseren. De taken die overblijven, zijn de werkzaamheden die echt toegevoegde waarde leveren aan je organisatie. Je werkt efficiënter, verhoogt het werkplezier, levert optimale kwaliteit en service en overtreft de klant- en leveranciersverwachtingen. Ontdek alles over document management op deze pagina.

• Wat is een document management systeem?
• Hoe werkt een document management systeem?
• Hoe gaat documenten uploaden in een document management systeem?
• Wat zijn de voordelen?
• Voor welke processen is een document management systeem geschikt?
• Praktijkervaringen
• Hoe implementeer je een document management systeem?

Wat is een document management systeem?

Een document management systeem is een softwareapplicatie waarmee je documenten centraal en georganiseerd opslaat, beheert, deelt en volgt binnen je organisatie. Dit kan on premise of in de cloud. Met een document management systeem kun je ook handmatige stappen in een proces automatiseren. Denk aan de verwerking van facturen, orders, vakantieaanvragen of post.

Met een document management systeem kunnen medewerkers documenten aanmaken, opslaan, bewerken en archiveren in één centraal systeem of archief. Het document management systeem en/of specifieke of vertrouwelijke informatie zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers, dus het is ook veilig.

Een document management systeem biedt ook functionaliteiten voor het versiebeheer van documenten, het beheren van de toegangsrechten van gebruikers tot documenten, het indexeren en zoeken van documenten op basis van trefwoorden en metadata en het archiveren of verwijderen van verouderde documenten.

Hoe werkt een document management systeem?

Met behulp van een scanner of een multifunctional en geavanceerde software, scan je de papieren documenten. Nadat je indexkenmerken hebt toegevoegd, sla je de gescande documenten direct op de juiste plaats in het documentmanagementsysteem op.

De indexkenmerken zorgen ervoor dat je de documenten altijd snel weer terugvindt. Ook digitale documenten en correspondentie worden hier automatisch opgeslagen. Vanaf dan is de informatie voor de juiste personen inzichtelijk. Van gespreksverslagen, e-mails en presentaties tot (klant)aanvragen, offertes, facturen en contracten. In het systeem richt je razendsnel een compleet archief in, dat voor iedereen in je organisatie toegankelijk en eenvoudig doorzoekbaar is. Ook op afstand.

Dankzij vooraf gedefinieerde workflows kun je de gescande of digitale documenten snel en efficiënt verwerken. In een workflow leg je vast welke stappen door wie, op welk moment doorlopen moeten worden. Het systeem leidt je telkens naar de volgende stap. Medewerkers kunnen niet van de workflow afwijken, tenzij je dit vooraf instelt. Ook krijgen zij automatisch een notificatie als er een opdracht voor hen klaarstaat. Door deadlines in te stellen, ontvangen zij vanzelf een reminder als dit nodig is. Zo houd je de vaart in het proces en verkort je de doorlooptijden.

Hoe gaat documenten uploaden in een document management systeem?

Het uploaden van documenten gebeurt op verschillende manieren, afhankelijk van het document management systeem en de configuratie hiervan:

• Slepen en neerzetten: sleep een document naar de DMS-interface en sla het direct op de gewenste locatie op.
• Bestandsbrowser: upload een document via een bestandsbrowser die is geïntegreerd in de DMS-interface. Je kunt hierbij door de mappen en documenten op je computer navigeren en deze uploaden naar het document management systeem.
• Integratie met andere software: sommige document management systemen bieden een integratie met andere softwareprogramma’s zoals Microsoft Office. In dat geval kun je documenten rechtstreeks vanuit een Office-toepassing uploaden naar je document management systeem.
• Automatische synchronisatie: soms kan een document management systeem zo worden geconfigureerd dat het automatisch bepaalde mappen op je computer synchroniseert. Je documenten worden dan automatisch geüpload naar het DMS zodra je deze in de gesynchroniseerde map plaatst.

Wat zijn de voordelen?

• Voordeel 1: documenten centraal opslaan en beheren

  Sla documenten centraal op. Dit maakt het eenvoudig om documenten te vinden en te delen met andere gebruikers. Je werkt sneller en slimmer.

• Voordeel 2: efficiëntie

  Door documenten centraal op te slaan en de documentprocessen te stroomlijnen, werk je efficiënter. Zo bespaar je tijd op het zoeken naar documenten, het herstellen van zoekgeraakte bestanden en het beheren van de versiegeschiedenis.

• Voordeel 3: minder handmatig

  Met een DMS automatiseer je eenvoudig handmatig werk via workflows. Hierdoor verkort je de doorlooptijd van processen.

• Voordeel 4: beveiliging

  Een document management systeem biedt beveiligingsmaatregelen om gevoelige informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang. Documenten kunnen worden versleuteld en toegang kan worden beperkt tot geautoriseerde gebruikers.

• Voordeel 5: compliance

  Een document management systeem helpt je om te voldoen aan wet- en regelgeving voor o.a. informatieverwerking en opslag van informatie. Via een audit trail zie je bijvoorbeeld exact wie er welk document heeft ingezien en/of bewerkt. Ook is het mogelijk om documenten na een bewaartermijn automatisch te verwijderen.

• Voordeel 6: complete dossiervorming dankzij koppeling met ERP-systeem

  Een document management systeem biedt ook voordelen voor complete dossiervorming rondom bepaalde processen. Zo is er een koppeling met je ERP-systeem mogelijk. Door de twee systemen met elkaar te integreren, kun je alle denkbare gerelateerde documenten en correspondentie rondom je factuurproces centraal beheren. Bestaande financiële- of ERP-systemen bieden hiervoor veelal beperkte mogelijkheden.Met een koppeling kun je documenten zoals facturen, bonnen, inkooporders, contracten én e-mails automatisch opslaan, organiseren en archiveren in het document management systeem dat de automatische factuurverwerking mogelijk maakt. De informatie wordt continu gesynct tussen de twee applicaties. Je ziet altijd de meest actuele gegevens en bent zeker van uniformiteit. Er is nog maar één bron en één waarheid.Lees meer over de voordelen van een koppeling tussen je DMS en ERP-systeem in dit artikel.

Plus: door papieren documenten te digitaliseren bespaar je ruimte op een fysiek archief. Tegelijk kunnen medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk bij alle benodigde informatie die netjes staat opgeslagen in het document management systeem. Door papierloos te werken hoeven zij niet langer fysiek op kantoor aanwezig te zijn om documenten te raadplegen. Dit versnelt de doorlooptijden en verbetert de service naar klanten en leveranciers. Alle documenten zijn altijd en overal te raadplegen en eenvoudig terug te vinden, ook op afstand.

Processen lopen bovendien efficiënter met een document management systeem. Omdat je repetitieve en tijdrovende administratieve handelingen automatiseert. Bijvoorbeeld: facturen digitaal en automatisch laten controleren en goedkeuren scheelt je al snel vele uren per week. Medewerkers houden tijd over voor meer waardevolle taken. Reken maar uit die winst.

Voor welke processen is een document management systeem geschikt?

Een document management systeem is breed inzetbaar, voor vrijwel elk proces en elke afdeling. Bijvoorbeeld voor:

• Finance: facturen
  Een document management systeem maakt het mogelijk om financeprocessen te digitaliseren en automatiseren, zoals de verwerking van facturen. Zodra een factuur binnenkomt, matcht het systeem de informatie op de factuur automatisch met een inkooporder. Bij een match, wordt de factuur direct doorgezet voor verdere verwerking. Collega’s hoeven de facturen dus niet meer handmatig te controleren, slechts bij afwijkingen. Dit scheelt zeeën van tijd. Lees meer over automatische factuurverwerking.
• Sales: klantinformatie
  De afdeling sales wil graag snel een totaalbeeld kunnen opvragen van een klant. Maar de klantinformatie (waaronder mailcorrespondentie, offertes, contracten en facturen) staat meestal overal en nergens opgeslagen. Met een document management systeem sla je al die gefragmenteerde klantinformatie centraal op in één overzichtelijk archief. Zo kunnen salescollega’s er altijd en overal bij en vragen ze de informatie in één klik op. Lees meer over de kansen van documentmanagement voor sales.
• HR: personeelsdossiers
  HR-afdelingen werken met een enorme hoeveelheid documenten en informatie. Door die documenten te digitaliseren en de processen eromheen waar mogelijk te automatiseren, reduceer je tijdrovend, handmatige werk en verkort je de doorlooptijden. Een document management systeem biedt bijvoorbeeld kansen voor het beheer van personeelsdossiers. Ontdek in het webinar hoe dit werkt.
• Facility: postverwerking
  Ook voor Facility kan een document management systeem uitkomst bieden. Bijvoorbeeld voor het digitaliseren en automatiseren van (fysieke) postverwerking. Laat bijvoorbeeld de postkamer of een shared service center poststukken scannen en digitaliseren. De post wordt dan opgeslagen in het document management systeem. En een workflow stuurt de post vervolgens rechtstreeks door naar de ontvanger. Ontdek in het webinar hoe dit werkt.

Benieuwd naar meer kansrijke processen? Lees het e-book ‘Digitaliseren in de praktijk’. Hierin ontdek je hoe je 6 documentprocessen efficiënter inricht met een document management systeem: klant- en personeelsdossiers, post, bezoekersregistratie, leadmanagement en facturen.

Praktijkervaringen

Benieuwd wat een document management systeem oplevert? Lees de praktijkervaringen van andere bedrijven en ontdek:

• hoe Interstream Barging alleen al op het inkoopproces een halve dag aan tijd per week bespaart
• hoe Fabory inkomende orders en documenten veel sneller en efficiënter verwerkt
• hoe Otentic Logistics maar liefst 40 uur per week bespaart dankzij automatische factuurverwerking
• hoe RoyalFloraholland razendsnel een archief met miljoenen documenten doorzoekt
• hoe ETC Holland digitaal orders en inkoopfacturen verwerkt
• hoe AZL de postverwerking volledig heeft gedigitaliseerd en wat dit oplevert
• hoe S. Watson honderden contracten, HR- en vastgoeddossiers efficiënt en overzichtelijk beheert

Hoe impementeer je een document management systeem?

Ben je benieuwd hoe je een document management systeem implementeert? Download het stappenplan en ontdek hoe je dit gericht aanpakt. In slechts 90 dagen profiteer je van slim document management in jouw organisatie.