nieuws
6 tips voor het ‘kantoor’ van de toekomst
dinsdag 23 juni 2020
Nederland is langzamerhand weer naar kantoor aan het terugkeren. In de nieuwe situatie werkt men meer vanuit huis. Toch wordt het kantoor niet opgedoekt. Een gezamenlijke werkplek blijft cruciaal voor elke organisatie, waarin mensen samenwerken. Het (tijdelijke) ‘nieuwe normaal’ gaat verder dan alleen de bureaus op voldoende afstand van elkaar zetten. Het brengt serieuze uitdagingen met zich mee voor organisaties. Hoe zorg je dat je goed bent voorbereid en medewerkers zoveel mogelijk ontzorgd?
1. Signing
Om veiligheid en duidelijkheid te creëren in de werkomgeving is het belangrijk om te investeren in professionele signing die direct in het oog springt. Door het gebruik van signing kun je looproutes creëren. Besteed hierbij ook aandacht aan de kleur- en materiaalkeuze. Zo kun je via grote cirkels in het tapijt duidelijk maken tot welke afstand collega’s elkaar mogen benaderen. Een andere manier is het gebruik van ‘LED-verlichtingsdisplays’ bij een werkplek. Bij rood licht weet je dat de werkplek bezet is. Oranje licht geeft aan dat de werkplek zojuist is gebruikt en gedesinfecteerd moet worden. Groen licht toont aan dat de werkplek beschikbaar en veilig voor gebruik is.
2. Het reserveren van een werkplek
Op dit moment is het aantal beschikbare werkplekken op kantoor een stuk beperkter. Om zicht te krijgen op de kantoorcapaciteit zijn online anderhalvemeter-rekentools ontwikkeld. Deze tools berekenen het aantal bruikbare werkplekken en het aantal medewerkers dat tegelijkertijd veilig op het kantoor kan werken. Wie in het ‘nieuwe kantoor’ een werkplek wil bemachtigen, moet hier een reservering voor maken. Aangezien er beperkte werkplekken zijn, is het niet vanzelfsprekend dat medewerkers een eigen vaste werkplek hebben. Gelukkig zijn er handige applicaties gelanceerd en/of ontwikkeld. Deze applicaties maken het voor medewerkers gemakkelijk om een werkplek of meetingroom te reserveren voor de volgende dag. Op deze manier gaat iedereen veel meer vooruitplannen.
3. Virtueel ontvangst
Je wilt bezoekers van je kantoorpand een persoonlijk, maar veilig ontvangst geven. Hiervoor is het mogelijk om een ‘virtuele receptionist’ in te schakelen. Organisaties maken gebruik van een systeem voor het ontvangen van bezoekers, maar dan met een aantal extra opties. Het gaat dan bijvoorbeeld om een virusrisicotoets (aan de hand van enkele korte vragen), een zeep/alcoholdispenser (waarmee bezoekers hun handen kunnen ontsmetten) en een printer (voor het printen van een toegangsbadge bijvoorbeeld). De virtuele receptie bespaart kostbare tijd van het receptiepersoneel. Ook is niet langer een bezettingsgraad van 100% nodig bij de ontvangstbalie. Waardoor er weer ruimte beschikbaar komt voor andere medewerkers om een dag naar kantoor te gaan.
4. Documenten altijd bij de hand
Nu we meer thuiswerken moeten medewerkers tot dezelfde faciliteiten als op kantoor toegang hebben. Zodat ze thuis én op kantoor dezelfde ‘user experience’ ervaren. Een belangrijk voorbeeld hiervan is het digitaliseren van documenten. Door je documenten te digitaliseren hebben medewerkers altijd en overal de essentiële informatie beschikbaar. Een absolute voorwaarde wanneer we steeds vaker tijd- en plaats onafhankelijk gaan werken.
5. Vergaderen op afstand
We vergaderen ook steeds meer plaats onafhankelijk. Daarvoor is het belangrijk om de meetingrooms aan te passen. Een deel van de medewerkers belt vanuit huis in en een ander deel zit fysiek in de meetingroom. Om de vergadering zo soepel mogelijk te laten verlopen is het aan te raden om gebruik te maken van interactieve displays. Op deze manier kunnen medewerkers via een persoonlijke batch of via de cloud al hun documenten en presentaties oproepen. Door deze interactieve displays zijn zij niet langer genoodzaakt hun documenten en apparatuur fysiek mee te nemen. Ook kunnen deelnemers vanuit huis meekijken op het scherm via een live verbinding. Zo kunnen medewerkers gemakkelijk samenwerken terwijl ze niet daadwerkelijk fysiek samen in de meetingroom zitten.
Low touch ervaring
Werkgevers zijn momenteel erg druk met het creëren van een veilige en gezonde werkplek. De allerbelangrijkste voorwaarde hierbij is dat iedereen zoveel mogelijk op gepaste afstand van elkaar blijft en alleen in aanraking komt met het hoognodige. Het is mogelijk om via een app – geïnstalleerd op je (persoonlijke) smartphone/device – de printer, het interactieve whiteboard of projector te bedienen. Om zo gemakkelijk documenten te printen, scannen, kopiëren of te delen op het werk zonder het bedieningspaneel van het apparaat fysiek aan te raken.
Benieuwd naar de mogelijkheden om werken op afstand zo optimaal mogelijk te faciliteren? Lees meer informatie en ontdek praktische tips in het whitepaper.