Versa Welzijn
Hoe Versa Welzijn zonder problemen overstapte naar de moderne werkplek
Met zo’n 260 medewerkers en ruim 2000 vrijwilligers biedt Versa Welzijn maatschappelijke zorg in de Gooi- en Vechtstreek, Eemnes en Baarn. Versa Welzijn is op allerlei gebieden actief en werkt intensief samen met inwoners, wijkverenigingen en diverse andere organisaties op het gebied van wonen, onderwijs, zorg en maatschappelijke dienstverlening. De organisatie bestaat uit een groot aantal multidisciplinaire teams die samenwerken in de verschillende wijken. Deze teams bestaan uit diverse professionals met specialisaties op het gebied van maatschappelijk werk, buurtwerk, sociaaljuridische dienstverlening, kinderwerk en meer. Versa Welzijn participeert ook in lokale en regionale samenwerkingsverbanden rond bijvoorbeeld stedelijke vernieuwing, buurt en beheer, sociale activering en crisisopvang. Zo draagt Versa Welzijn bij aan een sterke en veilige samenleving.
Compleet nieuw
Om de onderlinge communicatie en effectieve besluitvorming te bevorderen, is Versa Welzijn recentelijk omgevormd van een lijn-staforganisatie naar een matrixorganisatie op basis van het Rijnlands model waarin de zelfsturende multidisciplinaire teams zijn ondergebracht. Daarbij is tegelijk de op een Citrix-platform draaiende IT- omgeving onder de loep genomen. “Het platform werkte enorm traag en dat zorgde voor geweldig veel irritatie bij onze medewerkers omdat het veel te lang duurde voordat applicaties werden opgestart”, vertelt Ben van der Swaluw, Coördinator Services (Facilitair & ICT) bij Versa Welzijn. “Bovendien kwam het regelmatig voor dat medewerkers niet op het Citrix-platform konden inloggen, waardoor ze hun werk helemaal niet konden doen. Dat waren structurele problemen, die alleen verholpen konden worden door van Citrix af te stappen en een compleet nieuwe IT-omgeving te bouwen.” De noodzaak was geboren om te migreren naar een moderne werkplekomgeving.
Voorwaarden
Ben zocht zijn heil bij Avantage, waar direct begonnen werd met het plannen van inspiratiesessies, waarin de medewerkers werden geïnformeerd over de mogelijkheden van een moderne werkplek op basis van Microsoft Office 365. Tijdens de inspiratiesessies werd ook het belang van een nieuwe manier van werken onder de aandacht gebracht. Daarnaast werd de noodzaak van het implementeren van een nieuwe IT-omgeving toegelicht. “Zo creëerden we samen draagvlak voor de verandering. Daarna zijn de consultants van Avantage om de tafel gegaan met medewerkers van verschillende teams, waarbij informatie werd uitgewisseld over de manier waarop we gewend waren ons werk te doen. Op die manier kreeg Avantage een goed beeld van de voorwaarden waaraan onze nieuwe IT-omgeving moest voldoen.”
Specifieke behoefte
De business consultants van Avantage dachten ook mee over de nieuwe manier van werken, die voortkwam uit de ingezette verandering in de organisatiestructuur. “Onze matrixstructuur was het uitgangspunt voor het inventariseren van de informatiebehoefte van de medewerkers. Door de opzet met multidisciplinaire teams, heeft elke professional behoefte aan informatie die voor zijn of haar werkzaamheden specifiek nodig zijn. Avantage heeft aan de hand van een autorisatiematrix en kenmerken uit ons HR-pakket geanalyseerd welke rechten aan wie moesten worden toegekend. Nu heeft elke medewerker op basis van de rol in de organisatie toegang tot die informatie en applicaties die hij of zij nodig heeft om het werk goed uit te kunnen voeren.”
Toegang hebben is één ding, overal aan de slag kunnen is van een andere orde. “Voor ons was het van wezenlijk belang dat onze medewerkers op elke plek op elk gewenst moment van de dag ongestoord hun werk konden doen. Dat was – naast alle andere voordelen – een belangrijke reden dat Avantage de IT-omgeving naar de cloud heeft gebracht. Omdat Versa Welzijn met verschillende multidisciplinaire teams werkt, hebben we samen besloten om Microsoft Teams als uitgangspunt te nemen voor het ontwerpen van de nieuwe IT-structuur. Daarnaast heeft Avantage SharePoint geïmplementeerd om informatie die voor iedereen van belang is organisatiebreed te kunnen verspreiden. SharePoint speelt met name een grote rol voor de ondersteunende diensten van Versa Welzijn. Zo wordt alle documentatie over thema’s als financiën, personeelszaken en services op SharePoint gepubliceerd en opgeslagen. Dat heeft de vindbaarheid van informatie een flinke boost gegeven.”
Niet mailen, maar delen
Met Teams kunnen de medewerkers van Versa Welzijn vanaf elke locatie met een veilige internetverbinding onderling communiceren en samenwerken. “De vroegere WhatsApp-groepen zijn verleden tijd. Via Teams kun je eenvoudig chatten, maar ook videobellen en -vergaderen én documenten met elkaar. ‘Niet mailen maar delen’ is inmiddels ons motto geworden.”
Bovendien heeft Avantage de moderne werkplek van Versa Welzijn een stevige zet in de rug gegeven met de introductie van een nieuw startportaal: GO. “Wanneer medewerkers hun device opstarten, komt GO automatisch op het scherm. Daarmee hebben onze mensen vanaf één plek direct toegang tot al hun Office 365- en bedrijfsapplicaties en documenten, maar zien ze ook meteen hun afspraken en taken van die dag, de meest recente nieuwsberichten en een interessante blog van de directie. In de toekomst wordt het startportaal uitgebreid met rapportages die bijvoorbeeld Personeelszaken inzicht geeft in het verzuim binnen de organisatie. Alles wat je nodig hebt om productief te zijn, wordt dankzij GO op een presenteerblaadje aangeboden.”
Adoptie
Het succes van de nieuwe IT-omgeving kan niet alleen aan Avantage worden toegeschreven. Versa Welzijn was zelf ook intensief betrokken bij de veranderingen.
Zo had de IT-afdeling al belangrijke stappen gezet door internetverbindingen, printers en laptops te vervangen door moderne uitvoeringen. Daardoor was de infrastructuur van Versa Welzijn al goed op orde. “Toch was de overstap van de Citrix-omgeving naar de cloud een geweldig grote stap. In de weken voor de implementatie hebben we dan ook veel tijd en aandacht besteed aan het trainen van medewerkers, vooral omdat werken vanuit Office 365 met het GO-portaal serieus anders is dan de vertrouwde manier van werken die onze mensen gewend waren. De adoptieconsultant van Avantage heeft daarin een belangrijke en nuttige rol gespeeld, met praktische doe-trainingen waardoor de medewerkers goed voorbereid waren op het moment dat we de knop hebben omgezet en de nieuwe IT-omgeving volledig in gebruik hebben genomen.”
Na het ‘omschakelmoment’ was het nog wel even wennen voor de medewerkers. “In de dagen daarna waren er in elk geval genoeg vragen”, weet Ben nog goed. “Daarom hebben we koppels van onze IT-medewerkers en medewerkers van Avantage gevormd die langs de locaties zijn gegaan
om onze mensen te ondersteunen en de werking van de nieuwe applicaties te verduidelijken. Daardoor had iedereen de kans om de eigen vragen aan het juiste adres te stellen en meer kennis op te doen. Dat heeft er ook voor gezorgd dat de weerstand, die sommige medewerkers nog hadden, werd weggenomen en dat de nieuwe werkwijze eigenlijk probleemloos is geaccepteerd. Intussen hebben we binnen onze organisatie door Avantage opgeleide ‘ambassadeurs’ die het eerste aanspreekpunt voor de eindgebruikers zijn. Daarbij heeft Avantage een chatbot in Teams geïmplementeerd, die medewerkers tips en tricks kan geven over de verschillende applicaties en medewerkers kan verwijzen naar korte uitlegvideo’s. Op die manier heeft Avantage ervoor gezorgd dat iedereen optimaal met de nieuwe IT-omgeving overweg kan. Dat is trouwens ook het gevolg van het feit dat onze mensen van begin tot eind betrokken zijn geweest bij het ontwerpen van de nieuwe IT- omgeving. Van die gedegen aanpak van Avantage plukken we nu dagelijks de vruchten.”
Over Avantage
Wij geloven dat IT altijd en overal voor jou moet werken. Daarbij maakt het niet uit op welke van de laatste woorden je de klemtoon legt. IT móet gewoon voor jou wérken. Dat betekent dat wij zorgen voor een betrouwbare en veilige IT-omgeving, die 24/7 voor jou beschikbaar is. Bovendien moet IT vóór jóu werken. Dat bereiken we door verschillende applicaties met elkaar te verbinden, waardoor je stuurinformatie niet hoeft te zoeken maar op een presenteerblaadje krijgt aangereikt. Dat geeft jou en je collega’s de gelegenheid om productiever te gaan werken. Zo presteert jouw organisatie optimaal en kun jij doen wat je het liefste doet; succesvol ondernemen.
Wij vertalen ingewikkelde problemen naar simpele IT-oplossingen. Die kunnen we selecteren uit bestaande mogelijkheden. We kunnen ze ook op maat ontwikkelen, bouwen, inrichten en beheren. Jij hoeft je in elk geval niet te verdiepen in de achterliggende techniek. Avantage maakt IT namelijk niet ingewikkelder dan het is. We brengen mensen en IT op een begrijpelijke manier bij elkaar. Zowel voor lokale ondernemingen als internationaal opererende organisaties hebben we IT-oplossingen die sneller en slimmer samenwerken mogelijk maken. Daardoor begin je elke dag met een voorsprong.
