nieuws
Het verschil tussen de gemeten bezetting van kantoor en de perceptie op de gewenste aanwezigheid
dinsdag 23 april 2024
Het zijn interessante tijden, niet? In Covid hebben we allemaal geleerd dat thuiswerken kan. Organisaties hebben vaak noodgedwongen grote investeringen in IT-tools en digitalisering moeten doen, mensen moesten zich snel aanpassen aan de situatie. Het belang van het individu en de organisatie kwam noodgedwongen samen.
Covid hééft iets veranderd
Toen we weer terug mochten van onze overheid naar het kantoor, toch voor velen een tweede thuis, bleek de waarde van dat tweede huis voor velen verandert. Waar het patroon (ik ga vier dagen per week naar kantoor) voor Covid regeerde, heeft de keuze van het individu en daarmee het privébelang er nu een grote invloed op. Sinds enkele maanden zien we in de Viva Insights Data dat procentueel meer mensen in een ad-hoc situatie kiezen voor het privébelang dan voor werk.
De kracht van data in het ontwerp van een huisvestingsstrategie of Nieuwe Manier van Werken is groot. Het is mogelijk bezetting van het kantoor te meten, persoonlijke voorkeuren, patronen en zelfs om mensen aan de hand van data een positieve veranderstap te laten zetten. In dit geval is data over de bezetting van het kantoor en data over de wens of de wil om naar kantoor te gaan relevant.
Meten = weten
In de bezettingsgraadmetingen die wij en ook andere partijen in de markt uitvoeren zien we een duidelijke trend. De bezetting van het gebouw is gemiddeld lager dan voor Covid en ook op de piekmomenten. Op die piekmomenten (vaak dinsdag- en donderdagochtend) Zijn vaak 50-60% van de mensen in het gebouw en gebruiken zij vooral samenwerkplekken of overlegruimtes. Gedurende de rest van de week is de overall bezetting van het kantoor veel lager (soms tot maximaal 20% van de plekken) en gaat de voorkeur van de aanwezigen meer dan op de piekmomenten uit naar werkplekken voor individueel werk of in kleine groepen. Het verschil in voorkeur en tussen piek- en dalmomenten is nog nooit zo groot geweest als nu.
Grip op persoonlijke voorkeur
Interessant is het dat wanneer de persoonlijke voorkeur van individuen meten middels ons WOW (Way of Working) onderzoek, de wil om op maandag, woensdag en vrijdag naar kantoor te gaan veel hoger is dan uit de bezetting van het gebouw blijkt. Natuurlijk zijn we daar voor u ingedoken, want hier wordt het interessant! Wat blijkt, er is een aanzienlijk verschil tussen de wil om te gaan en de verwachting dat je krijgt of bereikt wat je verwacht op die dag. Niet per se het kunnen uitlaten van de hond thuis of het lunchen met de kinderen geeft de doorslag. Het is de verwachting dat de collega’s die je wil zien of spreken waarschijnlijk toch niet op kantoor zullen zijn of dat je door de kantoortuin minder gedaan krijgt dan je wil die remmen. En dan is de hond of de kinderen wel ineens doorslaggevend.
Impact voor leidinggevenden
Als je dit omzet in het vocabulaire van een Nieuwe Manier van Werken adviseur hebben we dus iets te doen aan de verwachting van en in het team/de afdeling én aan de kantooromgeving die aangepast moet worden aan de post Covid manier van werken. Tactieken om de verwachting van en in het team beter te managen zijn er voldoende. Toch zien we dat het voorschrijven door de leidinggevende (we zijn er voortaan allemaal op maandag!) beperkt werkt. Dat leidt tot frustratie van het team en ook van de leidinggevende zelf. Hij/zij voelt dat hij controle verliest.
Zo ook het gebruik van reserveringstools (ik rerveer een uur of een dag van tevoren een werkplek op kantoor en geef daarmee aan collega’s aan dat ik er ben). Die tools zijn goed en vaak makkelijk te gebruiken. Echter de vrijblijvendheid blijkt (te) groot. Het is vergelijkbaar met vergaderruimtes voor Covid – metingen lieten altijd zien dat ze volboekt waren terwijl de praktijk was dat nog geen 50% bezet was gemiddeld. Wat beter werkt is een gezamenlijke afspraak tussen teamleden waarbij rekening met elkaar (elkaars voorkeuren en privé) wordt gehouden. Het kost tijd om tot zo’n ‘manifest’ te komen en de ervaring leert dat je zo’n proces moet (laten) begeleiden. Maar het werkt.
En de werkomgeving dan?
Tenslotte iets over de werkomgeving, Je kunt hier op vele manieren naar kijken – daar kom ik een later artikel graag op terug. Hier is het relevant te weten dat medewerkers in het vergelijk met thuis voelen dat ze op kantoor meer afgeleid worden en dus minder gedaan krijgen. Positief gezegd hebben ze in Covid gezien dat een dag(deel) zonder afleiding helpt bij het neerzetten van resultaat en het op tijd kunnen afronden van werk. Kantoren zijn nu vaak (met die ervaring en wetenschap) te open. Bieden te weinig mogelijkheid om in rust en afzondering alleen of met een of twee collega’s werk te doen en af te krijgen.
De oplossing voor dit specifieke probleem is het bouwen van een werkomgeving waar openheid en geslotenheid elkaar afwisselt en waar individueel werken wordt gefaciliteerd, net als diverse vormen van samenwerken (bv. coördineren, informeren, creëren). In de volksmond noemen we dit een Activity Based kantoorconcept.
Rapport: Hybride werken optimaliseren
Volgens een enquête van IDC zoekt één op de drie werknemers actief naar een andere baan. Zorg ervoor dat ze meer voldoening uit hun huidige werk halen. Ontdek hoe je dit voor elkaar krijgt in het rapport Hybride werken optimaliseren.